Роскомнадзор придирается к личным делам. Как безопасно хранить информацию о сотрудниках

Хранить все документы о сотруднике и его работе в компании в одной папке удобно. Поэтому многие кадровики заводят личные дела, хотя этого никто не требует. В последнее время делать так стало небезопасно из-за придирок Роскомнадзора. Проверяющие ищут и находят в ваших папках лишние документы, ч.1 ст.13.11 КоАП.

Что можете хранить в личных делах, а какие документы надо изъять. Узнаете другие способы собирать и хранить информацию о сотрудниках.

Как безопасно собирать и хранить информацию о сотрудниках 

Документы, которые содержат персональные данные сотрудников, то есть все кадровые документы, надо хранить так, чтобы защитить конфиденциальную информацию. Есть несколько запретов, из которых получим правила хранения документов.

Запрет 1. Персональные данные нельзя уничтожать раньше времени. Поэтому вы храните документы по кадрам в пределах установленных сроков. Уничтожить документ можно только после того, как истечет установленный срок хранения и только после того, как провели экспертизу ценности документов.

Запрет 2. Персональные данные нельзя передавать лицам, которые не имеют к ним доступа и не давали обязательство о неразглашении. Поэтому вы храните кадровые документы в закрытых помещениях, запертых шкафах, сейфах, исключаете доступ к ним посторонних. Все сотрудники компании, которые по должностным обязанностям получают доступ к кадровым документам, должны дать обязательство о неразглашении информации и использовать ее только в служебных целях.

Запрет 3. Персональные данные нельзя получать у третьих лиц без согласия работника. Поэтому вы храните только те кадровые документы и их копии, которые получили от самого работника или с его письменного согласия.

Сотрудники предъявляют документы при приеме на работу, присылают их по почте, прикладывают к заявлениям. Принимайте на хранение только те документы, которые нужны для трудовых отношений. Если снимаете копию, то ее надо заверить в тот момент, когда видите оригинал.

Чтобы обеспечить точность и актуальность персональных данных, всегда сверяйтесь с оригиналом. Используйте копию документа только для определенных целей. Когда достигнете цели, уничтожьте копию.

Запрет 4. Персональные данные нельзя испортить или потерять. Поэтому вы создаете специальные условия, чтобы обеспечить сохранность документов длительное время. Идеально, когда в компании есть оборудованный архив.

Запрет 5. Персональные данные нельзя хранить дольше, чем этого требуют цели их обработки. Поэтому вы собираете только ту информацию, которая нужна вам для трудовых отношений, и храните ее, пока не достигнете цели, ч. 5 ст. 5 Закона о персданных.

Самый надежный способ избежать обвинения Роскомнадзора — не вести личные дела или избавиться от них, если они у вас есть.

Еще один вариант: собирать информацию о сотрудниках, беречь ее от внимания посторонних, но не оформлять папки с копиями документов как личные дела и не вносить их в номенклатуру дел. Речь идет именно о копиях всех документов, которые вы собираете в одной папке по работнику для своего удобства.

Но если вы фактически формируете личные дела и попытаетесь это скрыть, проверяющий это выяснит. Например, потому что не найдет документы сотрудника в других папках, поскольку вы подшили их в личное дело, или увидит строку «Личные дела» в номенклатуре дел.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле, если решили их оставить

Если отказаться от личных дел не готовы, чтобы избежать штрафа, уберите из них лишние документы. Это обезопасит от претензий проверяющих из Роскомнадзора.

Чтобы провести аудит личных дел ваших сотрудников, используйте чек-лист. В полном чек-листе 46 строк.
Результаты аудита сможете распечатать.

Пример чек-листа (фрагмент). 

Что хранить. Какие документы хранить в личных делах, нормативные акты не говорят. Ориентируйтесь на правила для госслужащих, на которых личные дела ведут обязательно, ст. 42 Закона о госслужбе. По аналогии с этими требованиями храните в личных делах документы и иные сведения о поступлении на работу, работе в компании и прекращении трудового договора. При этом будьте готовы доказать, что эти сведения нужны вам, чтобы обеспечивать деятельность компании, ч. 3 ст. 42 Закона о госслужбе.

Желательно определить состав личных дел, порядок, в котором вы их формируете, храните и уничтожаете, в локальном акте, например, Инструкции по кадровому делопроизводству или в Положении о защите персональных данных, п. 2 ст. 86 ТК.

Без опасений можно хранить в личном деле те документы, которые заполняет сам работник. Это, например, автобиография, которую работник заполняет при приеме на работу, или анкета, где он отвечает на вопросы в том числе личного характера, например, о составе семьи, наличии иждивенцев и др. В личном деле не храните личные карточки и трудовые книжки.

Дополняйте личное дело документами, которые создаете сами. Это могут быть приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет: о приеме на работу, переводах, увольнении. Приказы со сроками хранения 5 лет в личное дело не подшивайте, поскольку оно имеет длительный срок хранения, а такие приказы надо будет скоро изымать из дела и уничтожать.

В личном деле можете хранить экземпляры трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копию должностной инструкции. Если сотрудник по какой-то причине не забрал свой экземпляр договора, можете хранить его в личном деле до востребования.

Что изъять и уничтожить или вернуть работнику. Не храните в личном деле копии документов, которые не связаны с работой сотрудника.

Рискованно оставлять в личном деле документы о составе семьи работника. Они нужны вам, чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации. Но после того как сотрудник получил положенное по закону, у вас нет необходимости хранить эти документы или их копии. Так считает Роскомнадзор.

Небезопасно хранить в личных делах копии личных документов работника, которые вы сняли при оформлении приема на работу. Роскомнадзор считает, что так вы нарушаете правила обработки персональных данных. Все документы были нужны только в момент приема на работу, но не позже. В течение работы сотрудника вы тоже не должны делать копии с оригиналов и хранить их, п. 3 ст. 3 Закона о персданных.

Роструд, кстати, в вопросе личных дел на стороне работодателей. Ведомство считает, что компания может избежать ответственности за нарушение правил обработки персональных данных, если получит письменное согласие работника на приобщение документов к личному делу, доклад Роструда за II квартал 2017 года.  Но суды и Роскомнадзор считают иначе.

Ссылка: spravkadrovika.ru